Visual Management: l'importanza della visibilità dell'informazione

09.05.2019

Approcciandosi al mondo della Lean Production, è d’obbligo imbattersi nel Visual Management, ovvero la gestione visiva dei dati e delle informazioni provenienti dalla nostra fabbrica o ufficio. Ma quanto è importante rendere visibili le attività da svolgere e le relative performance?

 

Innanzitutto vediamo in cosa consiste il Visual Management.

Nella filosofia giapponese volta al miglioramento continuo (Kaizen) si parla di Mieruka rifacendosi al concetto di guardare con attenzione, osservare, discernere, esaminare, studiare mediante immagini, grafici, numeri e indicatori tutti quei fenomeni e quelle attività che di solito non si riescono a scorgere direttamente con gli occhi.

Facciamo un esempio pratico: la strada. Guidando la macchina, ci saremo sicuramente accorti che le carreggiate sono delineate e separate l’una dall’altra da linee dipinte a terra che gestiscono anche il sorpasso tra i veicoli. Così come avremo notato, passando con le ruote sulle linee poste ai bordi esterni, la vibrazione che provocano per segnalarci un possibile sbandamento. I segnali stradali, poi, sono universalmente riconosciuti e permettono a prima vista di capire il messaggio che vogliono trasmetterci, sia questo di pericolo o di semplice informazione.

La strada, quindi, è visivamente strutturata in modo che possa “autogestirsi” efficientemente, così come vorremmo che fosse la nostra azienda.

Non sarebbe utile, infatti, entrando in fabbrica, riuscire a capire a colpo d’occhio l’andamento della produzione e a visualizzare in modo immediato le aree di lavoro, come raggiungerle e a cosa prestare particolare attenzione? Così come negli uffici, non aiuterebbe la comunicazione tra enti gestire commesse e progetti in modo visivo e quindi più intuitivo?

Prima famiglia in cui si dividono gli strumenti del Visual Management è quella degli indicatori visivi di processo, vale a dire, tutte le segnalazioni che facilitano lo svolgimento del lavoro tramite indicazioni precise di aree e processi, guidando in modo rapido e intuitivo il corretto flusso dei materiali o delle informazioni.

 

In questa categoria rientrano le segnalazioni di determinati percorsi tramite strisce adesive colorate sui pavimenti oppure di aree destinate allo stoccaggio di specifici materiali o delle scorte: tutti stratagemmi che velocizzano il processo di comprensione delle informazioni. Oltre alla sicurezza e standardizzazione entra in gioco, poi, il fattore tempo: se so cosa fare e come farlo impiegherò sicuramente meno tempo e il restante potrà essere sfruttato per attività a maggior valore aggiunto.

 

Nella seconda famiglia rientrano i controlli visivi, ovvero, tutti quegli strumenti che permettono di capire quando e come svolgere una determinata azione e che vengono usati per garantire la sicurezza dei dipendenti o per coordinare al meglio le singole operazioni, rendendo il flusso più organico.

 

Pensiamo a come, ad esempio, durante le rilevazioni di quote degli utensili potrebbe essere utile agli operatori avere un riferimento visivo di ciò che devono fare e in che modo devono farlo. Oppure ai cartellini kanban che forniscono informazioni precise e dettagliate sul flosso di approvvigionamento dei materiali. O, ancora, a semafori posti in produzione in cui il verde indica il momento di compiere un’azione oppure un’operazione in svolgimento, mentre il rosso indica una sospensione.

 

Nell’ultima famiglia, invece, si distinguono i visualizzatori, ovvero grafici e schemi funzionali al monitoraggio e alla comprensione dell’andamento complessivo ed evidenziare eventuali problematiche.

 

La visualizzazione dei dati rilevati deve, però, assumere forme diverse a seconda delle finalità e dei destinatari a cui si rivolge.

Il Visual Management rappresenta, infatti, uno strumento potente che incide sui comportamenti delle persone: non solo consente di mostrare all’operatore i dati puntuali delle prestazioni più significative, ma permette a chiunque osservi, di capire la qualità della prestazione. Questo fa sì che gli operatori si sentano orgogliosi di mostrare il loro contributo. Si genera, infatti, la cosiddetta ownership: “faccio mio il risultato da ottenere”.

 

Mieruka, però, non si riferisce ad una mera rapida occhiata gettata ad informazioni e dati graficizzati, ma richiede un lavoro di analisi, diagnosi e impegno per la soluzione dei problemi evidenziati.

Rendere visibile attività, realtà nascoste e aree, comunque, non significa averle trasformate: è solo quando si definiscono obiettivi chiari di miglioramento e si comincia a colmare il divario tra la situazione esistente e il traguardo da raggiungere che si riesce a raccogliere i primi frutti dei nostri sforzi.

 

L’ottica con cui agire per ottenere risultati concreti perseguendo il miglioramento continuo, è, quindi, di:

  • Definire gli obiettivi da raggiungere che siano visibili e condivisi;
  • Rendere visibile la situazione esistente evidenziandone i problemi;
  • Elaborare idee di risoluzione dei problemi e rendere visibile il gap/divario tra gli obiettivi e la situazione corrente;
  • Definire le misure adeguate al raggiungimento degli obiettivi stabiliti e visualizzare il percorso per la loro realizzazione;
  • Iniziare le attività non perdendo mai di vista gli obiettivi posti e rendendo visibile lo stato di avanzamento verso la meta.

 

In conclusione, applicare il Mieruka o Visual Management, che come come abbiamo visto non è solo uno strumento, bensì un approccio, è indispensabile se si vuole intraprendere un percorso volto al miglioramento continuo. L’elemento visivo è importante. Se teniamo conto, poi, del fatto che l’uomo memorizza oltre l’80% di ciò che vede, la visualizzazione risulta oltremodo rilevante per il rapido monitoraggio dell’andamento complessivo dell’azienda e, soprattutto, per il coinvolgimento del personale. Questo perché, tale metodologia, da un lato, rende facilmente interpretabili i dati e le istruzioni che andiamo a raccogliere (il tipico rosso = male, verde = bene), dall’altro li rende accessibili a tutti, dall’operatore che deve svolgere un’attività e ha bisogno di indicazioni operative o specifiche al management a cui serve conoscere l’andamento della produzione, contribuendo a migliorare la comunicazione e cooperazione non solo nei singoli reparti in azienda.

 

Jessica Soldi, consulente area Controlling EY SEI SFIDA 4.0


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