Standup Meeting

29.07.2019

Il termine “Standup Meeting” ha acquistato importanza con la nascita della metodologia Agile, ma ad oggi viene usato sempre più frequentemente quando c’è la necessità di condividere periodicamente informazioni e avanzamenti lavori non necessariamente in ambito progettuale o di sviluppo prodotto.

Quando si parla di “Standup Meeting” si intende una riunione a cui prende parte tutto il team di lavoro, della durata di circa quindici minuti ed organizzata con frequenza molto elevata (l’ideale sarebbe tutti i gironi, ma l’importante è non andare oltre la settimana).

L’incontro è finalizzato alla condivisione delle informazioni più importanti e alla rimozione degli “ostacoli” che precludono la buona riuscita dei lavori: fornisce quindi le basi per mantenere il controllo e tracciare il progresso dei lavori svolti, da svolgere e degli obbiettivi condivisi.

Nonostante possa sembrare un meeting con finalità di report, in realtà lo “Standup Meeting” è uno strumento per indirizzare l’attenzione a ciò che è stato fatto il giorno precedente, cosa è previsto per la giornata odierna e quali problematiche sono sorte. In questo modo sì avrà la massima trasparenza sui lavori e una visione di insieme su quanto rimane da compiere entro il termine della giornata o della settimana a seconda della periodicità della riunione.

Ma dove bisogna incontrarsi? Ovunque, l’importante è che durante il meeting siano presenti gli elementi visual (solitamente una Scrum Board o lavagne visual contenenti informazioni di coordinamento) utili a facilitare la comprensione delle risposte alle seguenti domande:

  • cosa ho fatto ieri?
  • che impedimenti rallentano o bloccano il mio lavoro?
  • chi mi può aiutare?
  • cosa faccio oggi?
  • qual è il mio livello di confidenza sull’evasione dell’attività nei modi e nei tempi condivisi?

Ogni elemento del team, oltre a chiarire su cosa sta lavorando e su cosa lavorerà, evidenzia prontamente i problemi che ha incontrato, i suoi impedimenti, i suoi dubbi e le sue perplessità. Se ha bisogno, chiede immediatamente aiuto ad un altro team member per coordinarsi e risolvere le problematiche al di fuori dello “Standup Meeting”.

Limitare lo “Standup Meeting” a un breve periodo (non più di trenta minuti) è importante per evitare di degenerare in lunghe discussioni tecniche che possono spostare o far crollare l’attenzione del gruppo anziché energizzare e creare coesione.

Per evitare che le persone si sovrappongono mentre parlano, spesso si sceglie un oggetto che viene passato alla persona successiva non appena si ha finito di parlare (un esempio può essere una pallina da tennis: soltanto chi ha la pallina in mano ha diritto di parola, gli altri ascoltano e possono intervenire non appena la pallina è in mano loro).

Uno “Standup Meeting”, tuttavia, non sarà mai efficace senza la presenza di un responsabile del meeting ovvero una figura con il ruolo fondamentale di assicurarsi che l’incontro abbia luogo e che segua le regole previste. Deve quindi guidare le persone, tenere il tempo, far emergere le eventuali problematiche, trasmettere a tutti l’importanza di questo meeting, della puntualità e del rispetto della durata.

I membri del team tendono spesso a fare alcuni errori durante lo “Standup Meeting” come, ad esempio, utilizzare questo momento per fare discussioni tecniche, non arrivare preparati riguardo le tematiche da affrontare e parlare in maniera superficiale delle attività e problematiche riscontrate.

Perché il meeting riesca ad essere rapido ed efficace, c’è bisogno che ogni discussione venga annotata e rimandata a dopo: l’incontro non è dedicato alla risoluzione dei problemi, ma alla condivisione dello stato di avanzamento delle attività.

L’ideale, infine, al termine dello “Standup Meeting” è concludere sempre con una nota positiva, condividendo le vittorie raggiunte per mantenere alto l’umore e dimostrare che si stanno facendo progressi.

 

Giammaria Zanella, consulente area Controlling EY S.p.A Brescia


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