Sono davvero importanti le 5S?

26.09.2019

Che siamo in fabbrica, in ufficio o in casa il disordine non è mai un bene. Quante volte, ad esempio, non riusciamo a trovare le chiavi della macchina, e perdiamo tempo nella ricerca, perché non le abbiamo messe al loro posto, o perché, chi le ha utilizzate l’ultima volta non sapeva qual è il posto in cui le riponiamo noi?

Nelle postazioni di lavoro, invece, quanto spesso capita che gli operatori siano sommersi di attrezzi inutilizzati, impolverati e danneggiati che riducono lo spazio disponibile, e poi non riescano a trovare proprio l’attrezzatura necessaria? In ufficio la situazione non è molto diversa: chi ha utilizzato l’ultima volta la pinzatrice, l’ha poi rimessa al proprio posto? La scrivania sommersa di carte e penne che non funzionano, con una disposizione diversa a seconda della risorsa, oppure archiviazione multipla (su desktop e in archivio e per essere sicuri anche su pen drive) e difficile reperimento dell’ultima versione aggiornata dei file sono scene all’ordine del giorno.

La metodologia Lean può esserci d’aiuto anche in questi casi. Come? Con l’implementazione delle 5S.

Cosa sono quindi le 5S? Cominciamo col dire che sono attività semplici, implementabili per la gestione dell’ordine e della pulizia delle postazioni di lavoro (sia lato produzione che uffici, ma anche per la casa). Prendono il loro nome dalle iniziali dei termini che le identificano in lingua natia, il giapponese, e sono le seguenti:

  1. SEIRI - Separare;
  2. SEITON - Sistemare;
  3. SEISO – Spazzare/Splendere;
  4. SEIKETSU – Standardizzare;
  5. SHITSUKE – Sostenere.

Come iniziare? A pioggia su tutto il reparto/ufficio o addirittura in contemporanea in tutta l’azienda? In realtà è meglio un approccio a piccoli step. Si parte da “postazioni pilota” che hanno il compito di mostrare a tutti i benefici dell’applicazione del metodo e stimolare il desiderio di applicarle anche alla propria postazione di lavoro.

Primo passo, dunque, per l’implementazione di questo sistema su una postazione pilota (banco di lavoro o scrivania che sia) riguarda la rimozione di tutto ciò che non serve al processo produttivo in corso. Ci si basa sulla strategia del “red tag”, un metodo semplice che permette di identificare oggetti potenzialmente non necessari, valutarne l’utilizzo e imparare a trattarli in maniera adeguata. Tutti gli oggetti segnalati dal cartellino rosso vengono, quindi, riposti in una specifica “zona di quarantena” in cui rimangono per un periodo di tempo prestabilito, al termine del quale viene determinata la loro effettiva frequenza di utilizzo e se risultano di conseguenza, necessari o meno al processo (produttivo o documentale che sia).

Una volta separati, così, gli oggetti indispensabili da quelli removibili dalle postazioni di lavoro, come il secondo set di brugole, faldoni con documentazione di non frequente utilizzo, ecc. (non è necessario che vengano completamente eliminati: quello che non è utile ad una postazione non è detto che non possa servire ad un’altra, così come è possibile identificare un luogo, ad esempio il magazzino, in cui posizionare tutto il superfluo che non ha senso eliminare perché di qualche utilità all’azienda), si passa al secondo passo: gli oggetti/attrezzi devono essere disposti in modo che risultino facili da identificare, utilizzare e riporre. In questo modo “ogni cosa ha un suo posto ed a ogni posto ha una cosa” e risulta pertanto ridotto il relativo tempo di ricerca con relative movimentazioni, lamentele e isterismi.

Per aiutarsi è possibile progettare/disegnare delle apposite maschere, della forma degli oggetti che abbiamo identificato come necessari, da posizionare sulla postazione di lavoro/scrivania con l’obiettivo di rendere la disposizione elaborata il più efficiente possibile. Considerando la facilità di presa e di riconoscimento da parte dell’operatore/impiegato la posizione diventa univoca per tutti. In ufficio, inoltre, si può stabilire la struttura e sottostruttura delle cartelle di archiviazione, così come la rinomina univoca dei files al loro interno, utilizzando delle sigle “parlanti” in modo da agevolare anche le possibili nuove risorse.

Terzo passo: la pulizia. Avendo definito cosa e dove, dopo l’attività di pulizia straordinaria necessaria per il ripristino delle condizioni iniziali, bisogna concentrarsi sul controllare che sia tutto ordinato e pulito e sul mantenimento di quanto definito sulla postazione scelta. Fondamentale è la comprensione del concetto che la pulizia è demandata all’operatore in ottica di responsabilizzazione e commitment delle risorse. Attraverso schede “Questa è la mia macchina” o “Questa è la mia postazione” ad ogni operatore sono, infatti, assegnate delle attività di pulizia e/o auto-manutenzione standard che a seconda dei turni vanno o meno eseguite.

Operatori/impiegati diversi, modalità di esecuzione differente? Passiamo al quarto passo: standardizzare. Una volta definito, testato e validato l’ottimo sulla postazione pilota, ovviamente condividendo con tutti gli operatori/impiegati che possono aiutare nello sviluppo di eventuali migliorie, è il momento di standardizzare quanto definito e successivamente estendere standard e procedure al reparto/ufficio. Solo in seguito, una volta rodato il tutto, l’estensione toccherà l’intera l’azienda.

In questo modo, sia in produzione con postazioni condivise, sia in ufficio con la tendenza agli open space e postazioni differenti ogni giorno per gli impiegati, ognuno avrà a portata di mano il necessario senza sprechi.

I benefici dell’applicazione delle 5S sono subito evidenti: al primo posto c’è la sicurezza: un reparto o un ufficio in disordine portano spesso gli operatori/impiegati a incorrere in situazioni spiacevoli che possono sfociare in infortuni/near misses.

Si può notare anche il miglioramento di ergonomia delle postazioni di lavoro, della qualità di processi e prodotti. L’ordine e la pulizia, inoltre, oltre a beneficiare il singolo con l’aumento dello spazio a disposizione per lo svolgimento delle proprie mansioni, estesi all’intera azienda, ne migliorano la propria immagine.

Ultimo, ma non perché meno importante, le 5S aiutano la comunicazione e il coinvolgimento delle risorse, elementi indispensabili per la diffusione del miglioramento continuo in azienda. Le 5S, infatti, sono uno degli strumenti su cui si basa la metodologia Lean: un codice di comportamento per ottenere sempre il meglio dalle risorse che abbiamo. Questo non vuole dire però che una volta raggiunto l’ottimo ci si possa sedere sugli allori. Al contrario, proprio la Lean insegna che l’ottimo di oggi non è l’ottimo di domani, ed è proprio qui che inizia la ricerca continua degli sprechi e della loro eliminazione.

Ora non resta che affrontare il quinto ed ultimo passo: sostenere. Mantenere gli standard definiti significa far sì che le procedure messe in atto diventino un’abitudine e vengano osservate nel tempo. Per far questo il commitment sia degli operatori che del management è fondamentale: capire che i benefici di attenersi ad un certo comportamento sono maggiori dei sacrifici che si fanno per metterlo in atto è la chiave della buona riuscita di un’implementazione di questo tipo.

 

Jessica Soldi, consulente area Controlling EY S.p.A. Brescia


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