Robotic Process Automation - La robotizzazione dei processi informativi

25.07.2019

In ambito aziendale, quando si parla di robot, solitamente lo si fa con un’unica accezione, ovvero, ci si riferisce a impianti o macchinari che sostituiscono l’essere umano o collaborano con esso al fine di migliorare le performance di un processo produttivo, riducendone anche i costi di manodopera. La Robotic Process Automation (RPA) non è nulla di tutto questo.

Con RPA non si allude ad un impianto o un macchinario, bensì ad un software, che, adeguatamente programmato, può simulare l’attività di un utente e gestire in autonomia un processo informativo aziendale caratterizzato da un’alta ripetitività delle operazioni.

Ma quali sono i benefici che un’azienda può trarre da un’implementazione di questo tipo?

In primis c’è sicuramente la riduzione fino anche al 70% del costo dei processi di imputazione dati: il software, infatti, una volta programmato, può lavorare in autonomia 24/7 e, in aggiunta, con una netta riduzione degli errori di compilazione dovuta alla “variabile” uomo. Altro risvolto positivo, da non sottovalutare, si ha anche sul mansionario dei dipendenti, dal quale tendenzialmente verranno meno le attività di data entry e, più in generale, ad alta ripetitività, per lasciare spazio ad attività di analisi, giudizio, e interazione con terzi: attività a maggior valore aggiunto sia per l’azienda che per il dipendente.

Tutto questo avviene con una certa facilità di integrazione con gli altri strumenti già presenti in azienda (Ms Office, email, ERP, siti internet, etc.) e con una discreta semplicità di programmazione. Per automatizzare un processo infatti non è necessario avere competenze in ambito di sviluppo software.

Soluzioni RPA sono applicabili quando il processo in oggetto:

  • Si può considerare metodico, ripetitivo e standard per la maggior parte delle informazioni trattate;
  • Presenta eventuali snodi decisionali da cui dipendono altre azioni conseguenti;
  • Richiede l’impiego di persone per lo svolgimento di attività a basso valore aggiunto;
  • Prevede la gestione di informazioni su diverse interfacce e provenienti da fonti dati diverse tra loro (email, ERP, report, CRM, internet, PDF, ecc.).

Dati questi presupposti, ulteriori caratteristiche che rendono conveniente l’automatizzazione del processo sono l’alto volume di dati trattati, l’alto tasso di errore, la presenza di dati sensibili, il coinvolgimento di un alto numero di risorse e la possibilità di eseguirlo anche al di fuori dell’orario di ufficio.

I software RPA possono compiere un elevato numero di task anche trasversali a diverse funzioni aziendali: il reale vantaggio, quindi, è che il medesimo software può essere utilizzato per automatizzare i processi dell’area Finance, HR, IT, Supply Chain, etc., garantendo quindi la possibilità di ammortizzare velocemente i costi del, seppur contenuto, investimento.

La corretta automatizzazione di un qualsiasi processo con software RPA non può prescindere da questi passaggi operativi, che rappresentano il fondamento della buona riuscita di un progetto di questo tipo:

  • Analisi di fattibilità – Analisi dei fattori chiave volta a verificare che il processo in oggetto abbia tutte le caratteristiche per essere automatizzato;
  • Analisi delle attività – Analisi con focus sulle singole attività, relative informazioni gestite ed eccezioni che il software dovrà governare lungo il workflow che verrà progettato;
  • Workflow design – Rappresentazione del flusso informativo del processo, con le attività in ordine logico e cronologico che il software andrà ad eseguire interfacciandosi con gli altri strumenti/applicativi presenti in azienda;
  • Roll out – Attivazione del workflow progettato allo scopo di verificarne il funzionamento e correggere eventuali errori sorti in fase di sviluppo;
  • RPA@work – Messa in funzione del workflow: il processo è automatizzato.

Le implementazioni RPA possono essere svolte in ottica “Stand Alone”, quindi mirando a determinati processi con l’obiettivo di automatizzarli demandandoli interamente al software, oppure, in altri casi, la necessità di automatizzare uno o più processi nasce all’interno di un contesto più ampio, quello dell’analisi organizzativa o della revisione dei processi in ottica Lean. L’RPA funge, pertanto, da leva per incrementare il saving di risorse (ore/uomo per svolgere una determinata attività) ottenuto applicando la metodologia Lean Office, agendo sul processo su più fronti: da un lato ottimizzando la comunicazione tra gli enti e dall’altro fornendo un supporto concreto alla riduzione degli sprechi anche lato software.

Alla luce della buona riuscita delle implementazioni effettuate e della velocità con cui la tecnologia RPA si evolve (in un futuro non troppo lontano si pensa di poter automatizzare anche attività più complesse quali l’analisi e l’interpretazione dei risultati), l’aspettativa è quindi che sempre più aziende decidano di affidarsi a tale tecnologia allo scopo di svolgere in modo sempre più efficiente anche le attività lato ufficio.

 

Nicola Sala, consulente area Controlling EY S.p.A. Brescia


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