L'importanza dell'analisi organizzativa all'interno di un percorso di software selection

23.05.2018

Grazie alla continua innovazione dei sistemi ERP, il loro ampliamento funzionale e l’integrazione verso processi aziendali oggi fortemente interessati dalle nuove tecnologie digitali, le aziende sentono la necessità, ancor più di ieri, di introdurre un sistema gestionale o cambiare quello attualmente in uso come scelta strategica per aumentare la propria produttività. Questi sono strumenti a supporto del proprio business in grado di automatizzare i processi aziendali chiave, snellire i passaggi manuali e ripetitivi degli operativi, ottimizzare l’efficienza interna e migliorare i flussi informativi, riducendo i costi senza rinunciare alla qualità delle attività svolte. Ma, un processo di software selection è un passaggio delicato che richiede tempo e risorse e spesso riscontra intoppi o difficoltà.

Ad esempio, scegliere un fornitore senza valutare possibili alternative, così come focalizzarsi troppo sui costi dimenticandosi del rapporto qualità/prezzo, sono sviste comuni in una fase iniziale di selezione. Ma ancora più frequente è pensare che possa bastare un prodotto con un’ampia gamma di funzionalità per garantire la buona riuscita del progetto. Infatti la differenza tra una buona e una cattiva soluzione è data, sì dalla qualità del prodotto, ma soprattutto dall’aderenza di questo alle proprie esigenze e dall’effettivo supporto dato ai processi di business specifici dell’azienda. Scegliere un prodotto altamente prestante ma scarsamente specializzato per il proprio business, significa correre il rischio di investire migliaia di euro senza ritorni in termini di efficienza, come comprare un paio di scarpe di qualità ma inutilizzabili perché della misura sbagliata.

Perciò prima ancora di chiedersi quale sia il prodotto migliore, bisogna far emergere le esigenze dell’azienda, attuali e future, e capire qual è l’obiettivo che si vuole raggiungere con la software selection.  Come? Attraverso l’analisi organizzativa che ricopre un ruolo fondamentale in questo processo, perché dà la possibilità all’azienda di mettersi in discussione, analizzarsi e rendersi consapevole delle carenze da colmare. Spesso avere le idee chiare su cosa si possa migliorare è la discriminante per poter fare la scelta giusta.

Il punto di partenza quindi è chiedersi come sta funzionando l’azienda e descriverne, all’interno di un documento di analisi, i processi e i flussi informativi, sia nella loro attuale configurazione “AS-IS”, sia in una revisione critica “TO-BE” che evidenzi i punti di miglioramento e di innovazione.

Grazie alla mappatura svolta è possibile ora capire le caratteristiche, in termini di funzionalità, flessibilità e scalabilità, che la soluzione dovrà avere tenendo in considerazione le dimensioni e il settore dell’azienda. Dal momento che nessun software possiede tutte le qualità desiderate, è consigliabile ordinare le caratteristiche richieste per importanza, in termini di criticità e benefici che porterebbero all’interno del processo, e scegliere il prodotto più in linea con queste.

Una volta definite le necessità aziendali che la soluzione informatica deve soddisfare, il focus si sposta sulla selezione dei fornitori che possono supportare tali richieste. Il documento di analisi assume così un ulteriore ruolo all’interno del processo di software selection, poiché diviene un vero e proprio capitolato tecnico, da fornire alle software house, sia come presentazione delle esigenze e dei processi chiave dell’azienda, sia come traccia di riferimento per quantificare l'onere del progetto di implementazione. In questo modo sarà possibile individuare il prodotto gestionale e il partner che meglio si adattano al desiderato dell’azienda.

L'introduzione di un sistema ERP  non deve rappresentare un vincolo, bensì uno strumento sul quale basare il miglioramento dei processi di un'impresa. Essere in grado di scegliere un software valido e funzionale crea, senza dubbio, un vantaggio competitivo e una crescita significativa per l’azienda in termini di innovazione. In conclusione, l’analisi organizzativa si dimostra essere sia uno strumento valido per mappare i processi esistenti, rendere i “decision maker” consapevoli delle criticità e del valore aggiunto delle singole funzioni e creare meccanismi di condivisione delle informazioni, sia per condurre una software selection consapevole e affrontare, successivamente, il progetto di implementazione su basi oggettive.

Sonia Marchina, area Controllo di Gestione


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