La propria azienda in un dashboard

A chiunque è capitato almeno una volta di sentir parlare di “cruscotto”. Questa parola fa subito pensare ad un preciso punto in cui cade l’occhio mentre siamo alla guida, ma all’interno delle aziende, acquisisce anche un altro significato: è la traduzione di dashboard, che proprio come il cruscotto dell’automobile, rappresenta un sistema di monitoraggio e controllo che consente di ottenere una “forma visiva” dei dati aziendali.

Al giorno d’oggi le aziende sono infatti quotidianamente invase da dati di ogni tipo: è quindi in primo luogo necessario riuscire a capire quali di essi sia importante raccogliere ed in che modo elaborarli al fine di ottenere i KPI individuati come principali strumenti di misura delle performance aziendali.

In tutto ciò che cos’è e qual è il ruolo di un dashboard aziendale? È un sistema di visualizzazione delle informazioni in real time caratterizzato da facilità di lettura ed immediatezza che consente di rappresentare KPI e dati in modo, se vogliamo, non tradizionale prediligendo la dimensione visiva. Questa è la particolarità fondamentale per far sì che l’attenzione del destinatario si focalizzi sugli aspetti più rilevanti, sui punti di forza dell’azienda o sulle debolezze, con l’obiettivo di migliorare e addirittura prevenire situazioni critiche.

Una delle caratteristiche principali dei dashboard di business intelligence è che non esiste uno standard valido ed efficace per ogni situazione, ma si possono (e si devono) adattare in base ai destinatari che le consulteranno, sia nei contenuti che nella forma, mantenendo sempre un elevato grado di intuitività, flessibilità e personalizzazione.

I cruscotti aziendali aiutano il manager ad avere una visione real time e/o periodica dell’andamento degli indicatori chiave monitorati, consentendo di pilotare il proprio dipartimento prendendo decisioni migliori e, ai livelli più alti, consentendo al top management e al CEO di governare l’azienda.

Tramite i dashboard è infatti possibile, avendo impostato KPI ed obiettivi da raggiungere, misurare in ogni momento le performance aziendali rispetto al target prefissato, individuando tempestivamente eventuali progressi o peggioramenti e consentendo un intervento immediato.

Questo aspetto fondamentale ha drasticamente ottimizzato l’analisi dei dati: un tempo infatti il manager doveva aspettare i report trimestrali, semestrali od annuali per poter avere visione dei dati, traducendosi in un inevitabile ritardo nella presa di decisioni atte a correggere trend negativi o a cogliere input di mercato.

Altro aspetto fondamentale del dashboard è legato alla varietà ed alla profondità del dettaglio fornito. Solitamente infatti un report basato su dashboard inizia con il minimo grado di dettaglio, mostrando solamente i KPI preventivamente identificati come fondamentali, accompagnati da una rappresentazione grafica ad impatto ed efficace.

Il report prosegue poi delineando una serie di informazioni e raccontando una sorta di “storia”, andando via via a farsi più dettagliato con l’obiettivo di accompagnare e guidare l’utilizzatore nel suo percorso di analisi. Questo consente ad esempio di scovare in maniera agile eventuali trend nascosti o comprendere ed intuire da dove deriva un non raggiungimento dell’obiettivo prefissato.

Esistono dashboard di ogni genere, studiati e strutturati sulla base delle necessità e delle tematiche aziendali che si vogliono tenere sotto controllo, come ad esempio:

• Situazioni economico-finanziarie
• Ambito commerciale
• Marketing
• Risorse umane
• Controllo qualità
• Dati di produzione
• Magazzino

Una volta compreso che cos’è e a cosa serve il dashboard, elenchiamo brevemente i passaggi della fase progettuale da seguire per la sua creazione:

1. Individuare il contesto, la finalità generale e gli utilizzatori del cruscotto.
2. Comprendere le necessità specifiche: in riferimento al contesto e alla finalità generale, che cosa si vuole misurare? Quali sono gli aspetti che si vogliono monitorare?
3. Identificare i corretti KPI per ogni aspetto precedentemente identificato. È importante che essi siano legati ed allineati agli obiettivi strategici che si intende raggiungere.
4. A questo punto bisogna individuare quelle che sono le rappresentazioni visive migliori da impostare all’interno del cruscotto. A seconda infatti del KPI cambia l’aspetto ideale che dovrebbe avere la sua rappresentazione. Progettare la forma più semplice ed efficace da consultare significa percorrere la strada che porta al successo del dashboard.
5. Una volta ottenute le risposte alle domande “perché creare il dashboard”, “chi lo dovrà consultare” e “cosa dovrà contenere” è arrivato il momento di definire il “come”: è quindi necessario capire quale potrebbe essere lo strumento informatico più idoneo al contesto aziendale e che dovrà necessariamente essere allineato ai punti precedenti.
6. Solo dopo che si ha a disposizione il quadro generale all’interno del quale si collocherà il dashboard, è possibile iniziare a progettare la fase di selezione e collegamento delle fonti dati che andranno ad alimentare il cruscotto.
7. La fase finale è, ovviamente, quella di costruzione vera e proprio del cruscotto aziendale.

Esempio di progettazione di un dashboard

Un classico esempio di dashboard aziendale è quello dedicato al monitoraggio ed al governo dell’azienda. Proviamo a ripercorrere i primi 3 fondamentali step precedentemente elencati e rispondiamo alle domande fondamentali per il processo di creazione del cruscotto:

1. Il contesto e la finalità sono rappresentati dalla volontà di monitorare l’andamento generale dell’azienda, con l’obiettivo di mantenerne sotto controllo l’andamento ed avere warning tempestivi in caso qualcosa dovesse iniziare a scostarsi da quanto ritenuto accettabili. Gli utilizzatori saranno i componenti della direzione generale.
2. Gli aspetti specifici che si vogliono misurare sono rappresentati dalle dimensioni economiche, patrimoniali e finanziarie dell’intera azienda.
3. I KPI dovranno essere specificatamente legati agli aspetti che si vuole misurare:
   1. Economici: ad esempio fatturato, EBITDA, EBIT, utile
   2. Patrimoniali: ad esempio crediti commerciali, debiti commerciali, magazzino e investimenti
   3. Finanziari: ad esempio la situazione della cassa

Il primo dashboard dovrà quindi contenere quei pochi indicatori che, ad una prima occhiata, consentono di avere una visione generale dell’azienda. Ognuno di essi potrà poi essere dettagliato in dashboard successivi, mostrando segmentazioni più profonde e informazioni sui trend storici.

Si può ad esempio mostrate il conto economico, lo stato patrimoniale ed il rendiconto finanziario accompagnati dai loro principali KPI.

Attraverso i dati è possibile capire le ragioni di un successo o di un insuccesso, per scovare nuove opportunità, ottimizzare le attività, anticipare tendenze e molto altro: in due parole, Business Intelligence.

Il dashboard è a tutti gli effetti uno tra gli strumenti più importanti di Business Intelligence perché sintetizza il “know-how” derivante da molteplici fonti di dati in un solo luogo, razionale, ordinato e di facile consultazione. Offre tempestivamente analisi aggiornate, senza dimenticarsi dello “storico” e quindi una visione allargata sull'andamento dell'azienda.

Agnellini Manuel, consulente area Controlling EY Spa Brescia