Come fare una riunione Smart

07.05.2019

Spesso le riunioni in azienda vengono considerate una perdita di tempo che sottrae risorse al “vero lavoro”. Questo perché spesso non si dà il giusto valore a questa preziosa attività che dovrebbe essere considerata un’opportunità per confrontarsi con i colleghi, discutere di progetti, affrontare problematiche, individuare i passi successivi da compiere per portare a termine il lavoro in tempo e altro ancora. Se strutturate efficacemente, le riunioni possono diventare un potente strumento decisionale, di coordinamento e di condivisione di idee e prospettive.

Il costo di una riunione non va identificato solo con la valorizzazione del tempo ipotetico che i partecipanti dovranno investire in riunione, ma devono essere considerati anche i tempi di preparazione della riunione da parte del gruppo di lavoro che organizza l’incontro, i ritardi da parte dei partecipanti e le tempistiche investite a riallineare tutti coloro che si presentano impreparati all’oggetto dell’incontro e alla ricerca di informazioni e strumenti performanti: con queste considerazioni è quindi semplice calcolare quanto costi ad un’azienda una riunione e di quale beneficio ne trarrebbe se si riuscisse a recuperare una parte di questo tempo.

Le riunioni dovrebbero avere lo scopo di creare un ambiente “protetto” in cui il gruppo di lavoro possa stare distante dalle frenetiche richieste quotidiane e concentrarsi su un argomento preciso: per questo motivo è importante assicurarsi di seguire alcuni passaggi che possano rendere l’incontro più snello e produttivo raggiungendo una soluzione condivisa dal gruppo.

Personale adeguato – Per raggiungere un risultato positivo è fondamentale individuare le persone giuste e far capire a ciascuno il proprio ruolo:

  • organizzatore della riunione:
    • prima della riunione deve identificare gli obiettivi, l’ordine del giorno, le tempistiche e fornire ai partecipanti gli strumenti necessari ad una corretta preparazione (dal materiale propedeutico ai collegamenti necessari in caso di riunione virtuale)
    • durante la riunione dovrà farsi garante della buona riuscita dell’incontro richiamando all’ordine chi non rispetta l’ordine del giorno, evitando che i partecipanti siano disturbati (anche dal cellulare aziendale), ma soprattutto stimolando tutti a partecipare condividendo i propri pensieri ed idee
    • dopo la riunione deve fornire le annotazioni a tutti i partecipanti, riassumendo le informazioni chiave, i prossimi passi e il “chi fa che cosa ed entro quando”
  • partecipanti:
    • prima della riunione devono prepararsi adeguatamente sia sull’argomento che verrà trattato che sul ruolo richiesto durante la riunione (fornitore, cliente, specialista dell’argomento, ecc.)
    • durante la riunione devono rimanere concentrati sull’argomento (spegnere i cellulari e i pc) e lasciarsi coinvolgere dall’organizzatore della riunione cercando di non divagare su argomenti importanti, ma che non fanno parte del focus dell’incontro
    • dopo la riunione è necessario verificare il documento di sintesi fornito dall’organizzatore e far in modo di rispettare le condizioni del “chi fa che cosa, entro quando”

Riunirsi negli spazi giusti – Gli spazi per le riunioni possono avere la stessa importanza di una sessione di lavoro efficace ed efficiente. Anche se è apprezzabile disporre di sedie confortevoli, una giusta illuminazione e attrezzature audio e video correttamente funzionanti, è ancora più importante creare condizioni che si avvicinino al concetto di Obeya room ovvero di un ambiente di lavoro che:

  • assicuri la riservatezza e faciliti la concentrazione, permettendo di focalizzarsi esclusivamente su quel determinato argomento/progetto
  • renda facilmente visibile le informazioni più importanti relative all’argomento
  • assecondi il principio del “toccare con mano” portando nella stanza esempi concreti di quanto si sta dicendo (progetti, documenti, video, ecc.) o già delle ipotesi di lavoro da utilizzare unicamente per stimolare la conversazione ed avere un punto di partenza su cui ragionare.

Quando è possibile oltre alla visualizzazione tangibile dei dati, dei documenti e dei piani di lavoro, spesso è possibile toccare con mano le cose, invece che limitarsi a raccontarle o interpretarle. La forza comunicativa degli oggetti fisici e del contatto reale è molto più forte della comunicazione virtuale; vedere e toccare le cose permette di comprenderle molto più facilmente che immaginandole soltanto.

  • migliori la qualità della comunicazione diminuendo le distanze fisiche che ci sono tra i diversi membri del gruppo. Anche se sembra una considerazione banale, azzerare le distanze fisiche tra membri di una riunione aiuta e facilita la comunicazione oltre che prevenire incomprensioni. Per esempio durante una call non si riescono a percepire o interpretare le mimiche facciali che spesso possono portare a sdrammatizzare una situazione o renderla ancora più ostile

In estrema sintesi, per rendere le riunioni uno strumento effettivamente utile e sfruttarne tutte le potenzialità è necessario effettuare progressivamente almeno i seguenti tre passi:

  1. allenare gli organizzatori e i partecipanti a fare riunioni rispettando i ruoli definiti
  2. creare ambienti dedicati che forniscano a tutti adeguati supporti informativi e visuali
  3. sollecitare e monitorare costantemente che le persone stiano portando avanti quanto concordato durante la riunione e che non se ne occupino solo il giorno prima dell’incontro

 

Manuel Agnellini, consulente area Controlling EY


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